学年同窓会を開催する幹事の方向けに、鳳志会がどのようなサポートをしているのか9つの項目ごとに整理しました。
ぜひご活用いただき、同窓会が活発に行われることを願っております。
①【学年同窓会 支援内容】鳳志会はどんなサポートをしてくれるの?
Q. 鳳志会は学年同窓会の開催にどんな支援をしてくれますか?
• 開催準備のアドバイス(会場、人数、スケジュールなど)
• 名簿提供の仲介(有償・申請者負担)
• 支援金の交付(30名以上参加で1人500円、上限3万円)
• press掲載の準備(報告書と集合写真提出後)
②【学年同窓会 開催までの流れ】どんなステップで準備すればいい?
Q. 学年同窓会の開催までに必要な準備は?
1. 開催目標日を設定
2. 会場選定(居酒屋・ホテルなど)
3. 参加者の把握(名簿確認・声かけ)
4. 鳳志会へ開催計画書提出(3ヶ月以上前)
5. 案内状作成・発送(1ヶ月以上前)
6. 出欠確認(3日前締切)
7. 当日資料作成(名簿・座席表・進行表)
8. 結果報告(1ヶ月以内に報告書+集合写真)
③【学年同窓会 支援金申請】支援金をもらうにはどうすればいい?
Q. 支援金を申請するには何が必要ですか?
• 開催計画書を3ヶ月以上前に提出
• 参加者30名以上(77歳以上の期は人数×500円)
• 終了後1ヶ月以内に報告書と集合写真を提出
• 領収書のコピーも必要
• 支援金は代表者口座に振込。
④【学年同窓会 名簿提供】名簿はどうやって入手するの?
Q. 同期の住所リストはどうやって入手できますか?
• 鳳志会が名簿管理会社(サラト)に仲介
• 紙媒体または宛名ラベルで提供(5,500円+送料)
• 依頼後10日以内に届く
• 支払い・発送は依頼者が直接対応
⑤【学年同窓会 幹事体制】幹事は何人必要?どんな役割?
Q. 幹事はどんな体制で進めればいいですか?
• 各クラスから2名程度の世話人を選出
• 代表世話人は住所・経費管理の責任者
• LINEグループは便利だが既読スルーに注意
• 協力者を増やすことで30名以上の参加が見込める
⑥【学年同窓会 個人情報管理】住所や連絡先の管理はどうする?
Q. 個人情報はどう管理すればいいですか?
• 最少人数で管理し、外部漏洩を防止
• 配布資料は「クラス・氏名・市」までが無難
• 非公開希望者は学年内で管理し、鳳志会には不要
• 住所変更・氏名変更は鳳志会HPで報告可能
⑦【学年同窓会 案内状作成】案内状には何を記載すればいい?
Q. 案内状にはどんな内容を入れるべきですか?
• 開催日時・会場・会費・締切日・連絡先
• 代表者・世話人の氏名とクラス
• 同期の思い出を盛り込むと参加意欲が高まる
• 印刷・発送は自分たちで対応。
⑧【学年同窓会 会場手配】会場選びのポイントは?
Q. 会場選びで注意すべきことは?
• 人気会場は1年前から予約が必要
• 年配者にはテーブル形式が好評
• キャンセル規定・人数確定日を事前確認
• 出欠確認はハガキが安全
• タイムスケジュールと役割分担を明確に
⑨【学年同窓会 業者利用】業者に依頼する場合の注意点は?
Q. 業者に依頼する場合、何に注意すればいい?
• 依頼範囲は6ヶ月以上前から検討
• 名簿・案内状の文面は自分たちで確認
• 写真撮影・司会進行も依頼可能だが打合せ必須
• 著作権・個人情報の扱いに注意
